Développement et gestion des problèmes

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Règles à suivre avant de développer une entreprise

Témoignage Phil Holland Fondateur de My Own Business « Je crois que l’erreur la plus courante que les entrepreneurs commettent est de se mettre à leur compte avec la mauvaise entreprise. » Transcription - html

Une fois que vous avez monté votre entreprise, vous devez faire face à son développement. Cette séance vous permettra de découvrir les règles de base à suivre avant de se développer.

Avant de penser au développement de votre entreprise, vous devez disposer d’une base stable sur laquelle vous appuyer. Vous devez éviter les écueils du départ et rendre votre entreprise rentable.

Vous serez mieux préparé à développer votre entreprise si vous acquérez de l’expérience dans tous les domaines de votre société. Que vous ayez monté une entreprise sur Internet ou un restaurant, impliquez-vous dans tous les domaines de votre entreprise. Vous pourrez détecter les faiblesses susceptibles d’être corrigées assez tôt et modifier certains aspects rapidement pour ne pas subir de pertes importantes.

Une autre raison de s’impliquer personnellement dans tous les aspects de votre entreprise, c’est que plus tard, après la mise en œuvre des plans de développement, vous dépendrez d’autres personnes à qui vous devrez déléguer des responsabilités. Et personne ne pourra vous tromper sur la manière de gérer l’affaire. Vous en aurez vous-même l’expérience.

N’oubliez pas que lorsque vous aurez développé votre entreprise, vous ne serez plus derrière la caisse. Vous devez penser à mettre des systèmes en place pour éviter les vols de la part des employés et les pertes (vols à l’étalage). Le système de prévention des vols le mieux adapté à votre société a probablement été imaginé pour vos concurrents. Renseignez-vous sur les systèmes utilisés dans votre secteur et mettez-les en place. (Si vous ouvrez une station service, allez travailler chez Esso avant et vous jugerez de l’efficacité de leur système !)

Ne vous portez pas garant personnellement des contrats de location ou des obligations de crédit. Dans la mesure du possible, séparez vos responsabilités commerciales et vos biens personnels. Les banques exigent généralement une garantie personnelle pour les prêts commerciaux mais les risques impliquant vos biens personnels peuvent être réduits en évitant de recourir à cette pratique chaque fois que c’est possible.

Par exemple, le propriétaire du deuxième magasin que vous souhaitez ouvrir peut vous demander de garantir personnellement le contrat de location. Si la durée du contrat de location est de cinq ans et que le loyer est de 3 000 dinars par mois vous vous portez garant de 180 000 dollars. Ce montant peut dépasser la capitalisation initiale de votre entreprise. Pourtant, le désir et l’enthousiasme d’ouvrir des magasins supplémentaires peut vous inciter à engager des dépenses qui peuvent s’avérer trop importantes.

Si vous vous disciplinez et cherchez à limiter vos responsabilités, vous pouvez insister sur la négociation d’un contrat d’un an renouvelable. Dans ce cas, vous ne vous portez garant que de 36 000 dollars.

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Raisons pour lesquelles les entrepreneurs ne prennent pas en compte l’importance de commencer par une opération pilote

Témoignage Colette Coffeman Service de restauration « Si vous n’en tirez pas profit, abstenez-vous, ce n’est pas la peine de vous montrer sous un mauvais jour. » Transcription - html

Il est légitime que de nombreux entrepreneurs ignorent l’importance d’avoir une opération pilote qui réussit avant de développer son entreprise.

Par définition, les entrepreneurs ont confiance en eux-mêmes. Le problème c’est que trop souvent nous plaçons une confiance exagérée en nous, dans notre produit ou notre service. Cette confiance exagérée nous propulse dans des programmes de développement sans déjouer les pièges, et notamment sans bénéficier d’une opération pilote (d’un modèle) sur lequel pourrait se fonder le développement.

Une des origines de cette confiance exagérée est que de nombreux entrepreneurs ont réussidans un autre domaine que celui dans lequel ils souhaitent se lancer. Un riche magnat des affaires dont la carrière a été une réussite souhaite monter une entreprise dans un domaine qu’il ne connaît ou ne comprend pas, il peut échouer pour avoir pensé qu’il pouvait transférer son savoir-faire.

Un autre ennemi : la hâte. Un entrepreneur qui monte une affaire composée de plusieurs points de vente, constatera des problèmes dans le point de vente principal. Nombreux sont ceux qui perdront de l’argent au départ. C’est à ce moment qu’il convient de régler les problèmes et de mettre en place un bon rendement. Si ce n’est pas possible, il est alors temps d’abandonner l’idée. Mais si vous montez une chaîne de restaurants et que vous en ouvrez six dans la hâte, vos pertes peuvent se transformer en véritable gouffre financier.

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Éléments nouveaux qui apparaissent quand une entreprise se développe

Témoignage Erik Wong Video Producer « Il est important de connaître le nombre de clients que vous pouvez gérer au départ. » Transcription - html

Le développement de votre entreprise implique la mise en place de contrôles qui n’étaient pas nécessaires auparavant. Le passage du système où vous faisiez tout vous-même à un procédé plus élaboré requiert une préparation minutieuse. Par exemple, la comptabilité et la trésorerie de chaque point de vente devront faire l’objet de contrôles pour évaluer leurs performances au sein de la société. Ces rapports seront nécessaires régulièrement. De nombreuses sociétés utilisent des rapports hebdomadaires pour éviter que des petites déconvenues ne se transforment en gros problèmes impossibles à gérer. Votre comptable peut vous aider à mettre en place un système de comptes rendus financiers pour chaque point de vente.

Le développement de votre entreprise implique que vous déléguiez des responsabilités et de l’autorité. Il vous sera nécessaire de faire appel à des compétences nouvelles en matière de recrutement, d’évaluation et de formation. L’étape cruciale du développement de la plupart des entreprises consiste à passer du premier point de vente au deuxième. Une fois que votre entreprise est passée d’une à deux implantations, elle est devenue une chaîne. A partir de cette étape, la suite du développement de l’entreprise ne peut représenter qu’une simple formalité.

Il est possible de déléguer son autorité en :

• motivant financièrement les principaux employés
• créant des centres de profit

Témoignage Flecher Hull Fletcher Hull Motors, Vente et location de voitures « Assurez-vous de ne pas attendre trop longtemps avant de recruter les employés qui contribueront à la croissance de votre société. » Transcription - html

Au début, il est parfois difficile de déléguer son autorité. Il existe de nombreuses façons de le faire sans pour autant renoncer à certaines fonctions que vous souhaiter conserver. Par exemple, vous devez être la seule personne responsable de la signature des chèques et de la distribution du capital mais vous pouvez déléguer la formation du personnel à vos assistants.

Mais sans renoncer à ces fonctions, vous pouvez motiver vos principaux employés de deux manières : en reconnaissant leur travail et en les récompensant. Reconnaître leur travail ne se limite pas à attribuer des noms impressionnants aux postes qu’ils occupent. La reconnaissance la plus importante est de leur faire savoir clairement qu’ils occupent des postes à responsabilités. Déléguer de l’autorité peut signifier que vos employés commettront des erreurs mais ces erreurs se limiteront à leur sphère de responsabilités. De plus, des comptes rendus financiers fréquents permettront de minimiser l’impact négatif que ces erreurs pourraient avoir d’un point de vue économique.

Un bon responsable est motivé par un plan d’intéressement basé sur sa réussite personnelle. Les primes d’objectifs doivent être individuelles, de manière à ce que chaque responsable perçoive sa prime en fonction de ses performances et non de celles de l’ensemble de l’entreprise. Par exemple, si vous développez une chaîne de magasins, les primes d’objectifs de chaque responsable de magasin doivent être basées sur les bénéfices que sa succursale génère.

Si vous n’êtes pas sûr de la manière d’établir un plan de participation aux bénéfices, vos concurrents peuvent vous donner des idées. En effet, ils sont déjà passés par cette étape et ont eu le temps d’affiner leur système.

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Motiver ses principaux employés : récompenses et reconnaissance

Qu’entend-on par reconnaissance ? Il s’agit de créer une structure au sein de la société pour donner à vos principaux employés de l’autorité et des responsabilités et d’établir un rapport avec les résultats et les bénéfices. C’est ce qu’on appelle un « centre de profit » et c’est à l’employer de le gérer. Les bénéfices et les pertes de chaque centre de profit sont indépendants et sont calculés fréquemment. (Beaucoup d’établissements spécialisés dans la restauration rapide calculent leurs pertes et profits chaque semaine !) L’idée est de créer une atmosphère dans laquelle les principaux responsables se sentent autonomes et sont rémunérés en fonction des performances de leur centre de profit. Il y a deux domaines que vous ne pouvez pas déléguer et pour lesquels vous êtes le seul responsable :

1. Les dépenses en capital
2. La signature des chèques

Cela implique que vos assistants ont une certaine marge de manœuvre pour gérer leur centre de profit et qu’ils sont susceptibles de commettre des erreurs.

Les deux restrictions mentionnées plus haut accompagnées de comptes rendus financiers réguliers vous permettent de recruter des responsables motivés tout en limitant les risques de pertes importantes.

Il est évident que le plan d’intéressement doit être adapté à chaque entreprise et être établi de manière indépendante, selon les pertes et les profits de chaque employé.

En récompensant les responsables avec une participation aux bénéfices, vous créez un moteur qui les emmènera vers la réussite. Plus grande sera leur réussite (et donc leur récompense), plus ce sera bénéfique à l’ensemble de l’entreprise.

Voici trois systèmes (il en existe beaucoup) utilisés pour structurer un plan d’intéressement.

• PLAN AMÉLIORÉ. Les responsables reçoivent la totalité ou une partie importante des revenus du point de vente en fonction d’un objectif déterminé. Ce système est utilisé de manière fructueuse par les chaînes de restauration rapide dont chaque point de vente est indépendant (par opposition aux restaurants franchisés). Voici un exemple simplifié des revenus d’un magasin de viennoiseries exploité par le responsable de la société. Ce plan est « amélioré » parce que chaque centime économisé tombe tout droit dans la poche du responsable de magasin.

  Ventes		5,000 د.ج
  Salaires	1,500 د.ج
  Approvisionnements	1,500 د.ج
  Frais annexes (incluant les bénéfices de la société)	1,500 د.ج
  Total des dépenses	4,500 د.ج	4,500 د.ج
  Primes et bénéfice hebdomadaire du responsable : 500 د.ج		500 د.ج

  
   
• PLAN D’INTÉRESSEMENT SIMPLE. Dans ce cas, le responsable reçoit un pourcentage des recettes de son centre de profit. Voici un exemple :

  Ventes		5,000 د.ج
  Salaires	1,500 د.ج
  Approvisionnements	1,500 د.ج
  Frais annexes	500 د.ج
  Total des dépenses	3,500 د.ج	3,500 د.ج
  Bénéfice net		1,500 د.ج
  Prime du responsable (10 %) :		150 د.ج

  
   
• COMMISSIONS. Dans ce cas, le responsable touche un pourcentage des ventes sur une période donnée. Si l’on suppose, comme ci-dessus, que le montant des ventes s’élève à 5 000 د.ج et que la commission est de 5 %, la prime correspondante serait de 250 د.ج. Dans de nombreux cas, le système de commissions n’est pas approprié parce qu’il ne prend pas les dépenses en compte. Votre responsable pourrait s’enrichir, pendant que vous perdez de l’argent. Mais le système fonctionne bien lorsque ce n’est pas le responsable qui établit les prix, par exemple dans le cas d’une équipe de vendeurs d’un magasin d’habillement.

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Centres de profits, à faire et à ne pas faire :

Passons en revue quelques règles de base pour la création des centres de profit :

• Créez un centre de profit indépendant pour chaque point de vente. Ainsi les pertes et les profits de chaque responsable seront cloisonnées.
• Utilisez des périodes comptables très courtes. Lorsqu’il n’y a pas de variations de stock importantes, des comptes rendus hebdomadaires fonctionnent parfaitement. Dans la mesure du possible, n’attendez pas 6 mois ou un an pour récompenser vos responsables. Une récompense est efficace quand elle est attribuée rapidement !
• Créez un plan de participation aux bénéfices simple et clair. Cela évitera les malentendus et les mauvaises interprétations. Utilisez des mots et un système de calcul simples.
• Rédigez tous vos plans de participation aux bénéfices. Cela évitera les différences d’interprétation. Une bouteille peut être à moitié vide ou à moitié pleine, tout dépend du point de vue !
• Vérifiez comment vos concurrents motivent leurs responsables. Vos concurrents peuvent déjà avoir trouvé le système le mieux adapté à votre secteur.

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Choses à faire et à ne pas faire quand on s’établit

À faire

• Réaliser des économies.
• Rester dans un domaine que vous aimez.
• Connaître le secteur avant de s’établir (avoir travaillé pour quelqu’un d’autre).
• Copier ceux qui réussissent.
• Se spécialiser, même sur un seul produit.
• Trouver un produit…
  • qui est nécessaire ou désiré
  • pour lequel les clients pensent qu’il n’existe pas de substitut
  • dont le prix n’est pas régulé
• Limiter les risques.
• Apprendre l’informatique.
• Apprendre à communiquer.
• Trouver un avocat, un comptable et un agent d’assurance avant de démarrer.
• Préparer un plan de développement.
• Déterminer les critères du site dans votre secteur.
• Établir la liste des avantages et des inconvénients pour les décisions importantes.
• Acheter quand tout le monde vend (et inversement).
• Faire affaire avec les personnes que vous appréciez ou en qui vous avez confiance.
• Apprendre la comptabilité.
• Mettre au point votre propre système de contrôle interne.
• Étudier des matières qui sont importantes pour vous.
• S’impliquer activement dans la vie locale.

À ne pas faire

• Ne jamais signer de contrat sans que votre avocat ne le révise.
• Ne pas se précipiter : rien de tel qu’une offre de dernière minute.
• Éviter le secteur des produits dont le prix est « imposé » (ce n’est pas vous qui le définissez).
• Ne pas avancer trop vite et rester prudent dans la mesure du possible.
• Ne pas s’aliéner : prendre du repos.
• Ne pas concurrencer les magnats du secteur (Carrefour ou la FNAC) sauf si votre produit est différent des leurs.

Commencez à planifier vos finances à long terme

Avant de développer votre entreprise, vous devez consulter un avocat, un comptable et un agent d’assurances pour assurer des avantages à vos futurs employés et à vous-même. L’objectif est de réaliser suffisamment de profits pour recruter et payer une bonne équipe de responsables. Des provisions peuvent être envisagées pour le règlement des plans de retraite, de l’assurance maladie et des vacances. Ces frais doivent entrer dans votre budget.

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Problèmes courants de l’entreprise

Témoignage Martin Ruiz Jardinier « Toute personne qui a envie d’être son propre patron doit envisager de se mettre à son compte. » Transcription - html

Identifions quelques erreurs courantes qui sont commises quand une entreprise se développe. Ces erreurs peuvent être fatales alors tirez parti de l’expérience de ceux qui sont passés avant vous !

• Manque de contrôle de la trésorerie. On échoue souvent par manque d’argent. Quand il n’y a plus d’argent, c’est la fin de tout. Alors, préparez minutieusement les projections de trésorerie du développement de votre entreprise. Reportez-vous à « Trésorerie » dans la séance 7. Dans les projections, assurez-vous de :
  1. prévoir des recettes (des ventes) très basses
  2. prévoir des dépenses très élevées
  3. prévoir l’imprévisible.
• Baisse ou insuffisance des ventes. Si cela arrive, vos recettes et votre trésorerie en seront affectés. Prenez immédiatement des mesures draconiennes pour y remédier : réduisez les dépenses.
• Hausse des coûts. Le volume des ventes peut-il augmenter ? Pouvez-vous compenser la hausse par une augmentation des prix ?
• Apparition de concurrents. La vraie vie de l’entrepreneur ! Pouvez-vous en tirer des enseignements ? Pouvez-vous neutraliser l’impact de leur ouverture ?
• Récession. Vous devez réduire les dépenses pour conserver vos recettes et votre marge d’autofinancement.
• Incompétence des responsables ou des employés. Agissez rapidement pour vous débarrasser d’eux.
• Vol ou malhonnêteté. Étudiez la manière dont votre concurrent le plus redoutable maîtrise les problèmes de malhonnêteté, entre autres le vol à l’étalage et la déloyauté des employés. N’oubliez pas que chaque entreprise est différente.
• Combinaison d’une partie ou de l’intégralité des points mentionnés ci-dessus.

Règles de base pour gérer les problèmes graves d’une entreprise.

• Identifiez et acceptez vos problèmes honnêtement et froidement.
• Diminuez immédiatement vos pertes en réduisant les coûts pour garder une marge d’autofinancement positive et conserver votre rentabilité. C’est la première et la plus importante mesure à prendre.
• Ne vous diversifiez pas. Gardez votre affaire à moins que son avenir ne soit complètement compromis.
• Prenez l’initiative d’expliquer vos problèmes et la raison de la lenteur de vos paiements à vos créanciers. Ne remplissez jamais de chèques postdatés et n’envoyez jamais de chèque en retard sans une explication.
• Ne réduisez pas la valeur ou la qualité de vos produits ou services. Améliorez-la.
• Améliorez tous les aspects possibles de vos performances et de votre image.
• Cherchez des opportunités dans l’adversité. Pendant une période de récession, des bonnes affaires peuvent apparaître.
• N’oubliez pas que les affaires fonctionnent par cycles. Alors, accrochez-vous et dépassez les étapes difficiles.

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Suggestions d’activités

• Analysez les études de cas des entreprises qui ont le mieux réussi dans votre secteur.
• Analysez les études de cas des entreprises qui ont échoué pour déterminer les raisons de leur échec. Essais inappropriés, mauvaise planification, manque d’expérience ?
• Identifiez un problème classique dans votre plan de développement et trouvez une solution.
• Identifiez plusieurs problèmes dans votre plan de développement et trouvez une solution.

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Plan de développement pour la séance 12 : Développement et gestion des problèmes

Nous vous conseillons vivement de télécharger le modèle de plan de développement individuel pour cette séance, intitulé Modèle de plan de développement - document 12, et de le remplir dès maintenant.

Séance 12 : Programme de croissance

MS Word

Instructions pour remplir le modèle de plan de développement :

1. Chaque zone de texte contient un titre définitif en MAJUSCULES.
2. Il y a, sous chaque titre, une phase commençant par « Insérer ici ». Cela indique que vous devez y insérer des informations. Ces zones de texte s’agrandiront au fur et à mesure que vous saisirez votre texte, n’hésitez donc pas à utiliser tout l’espace dont vous avez besoin.
3. Après avoir rempli chaque zone de texte, effacez la phrase « Insérer ici », ce qui ne laissera que le titre définitif de la zone de texte et les informations que vous y avez saisies.

Nous vous suggérons de remplir chaque rubrique du plan de développement
au fur et à mesure que vous avancez dans le cours.

Le modèle pour les séances 1 à 12 peut également être téléchargé sur votre ordinateur en un seul document :

Séances 1 à 12 : intégralité

MS Word

Essayez d’intégrer suffisamment d’informations générales et utilisez les résultats de vos recherches. Rendez-le plus intéressant en utilisant des données de fond, votre propre expérience, des tableaux, des chiffres et des données issues de vos recherches. Lorsque votre plan de développement est terminé, imprimez-le et assemblez l’ensemble des 12 séances.

D’autres modèles de plan de développement sont disponibles en bibliothèque, en librairies et sous forme de logiciel.

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SÉANCE 12 Quiz : Développement et gestion des problèmes